追加費用が発生する場面と、その扱い

契約した金額で終わると思っていたら、工事の途中で追加の請求が出てきた。

管理組合にとって、これは金額の問題であると同時に手続きの問題です。総会で決議した予算を超えると、その処理が必要になります。

そして、追加が出る項目は最初から分かっています。

追加が出る4つの場面

①が圧倒的に多い形です。 そして、これは避けられません。

外壁のひび割れや、タイルの浮きの量は、全面に足場を組んで打診してはじめて確定します。 見積の段階では想定です。

つまり、①は「想定外」ではなく「想定の範囲内で動く項目」です。

契約で、扱いを決めておく

①への対応は、契約の方法で決まります。

どちらにも一長一短があります。

数量精算は、実際にやった分だけ払うという点で公平です。ただし、総額が確定するのは工事の終盤になります。

数量固定は、総額が最初に確定します。 ただし、想定より少なくても減額されないため、業者側が余裕を見た数量で見積ることになります。

重要なのは、どちらであるかを契約前に確認することです。

追加が出たときの手順

現場で口頭で決めないでください。

1. 施工会社から、書面で報告を受ける（何が、どれだけ、なぜ増えたか）2. 写真などの記録を求める（撤去してしまえば確認できない）3. 金額の根拠を確認する（契約時の単価が適用されているか）4. 理事会で判断する（誰が承認するかを事前に決めておく）5. 記録を残す

2番目が重要です。 下地補修の数量が増えたという報告を受けても、補修してしまえば元の状態は確認できません。 施工前の写真を必ず求めてください。

3番目も確認してください。 追加分の単価が、契約時の単価をそのまま使っているか。別の単価が適用されていないかを見てください。

誰が承認するかを、事前に決める

工事中に総会は開けません。 そのため、追加の承認を誰が行うかを事前に決めておく必要があります。

• 一定の金額までは理事会が承認する
• それを超える場合は臨時総会を開く
• 承認の記録を残す

この取り決めを、総会の議案に含めてください。 「工事に伴う軽微な変更は理事会に一任する」という形が使われます。

一任の範囲を、金額で示しておくと明確になります。 範囲が曖昧だと、後から「理事会が勝手に決めた」と言われます。

予備費という考え方

総会で決議する予算に、あらかじめ予備費を含めておくという方法があります。

• 追加が出たとき、その範囲内で対応できる
• 臨時総会を開かずに済む
• 使わなければ、積立金に戻る

ただし、予備費の使い道と承認の方法を明確にしてください。 「予備費があるから」と無条件に使えると、統制が効きません。

使った場合は、必ず報告してください。 何に、いくら使ったか。次回の総会で報告するという運用にしておくと、透明性が保てます。

③への対応

住民の要望による追加は、性質が違います。

• 工事の必要性から出たものではない
• 費用は組合の負担になる
• 一部の住民の要望である場合がある

説明会や工事中に「ついでにこれも」という要望が出ることがあります。 その場で受けると、費用も工期も増えます。

判断の手順を決めておいてください。 誰が受け付け、どこで判断し、どう決議するか。現場で職人に直接依頼されるという形は、必ず防いでください。

④への対応

工期が延びると、仮設の費用が増えます。

天候による遅れは、通常は追加費用にならない扱いが一般的です。ただし、契約で定めがないと争いになります。

• 天候による遅延の扱い
• 遅延した場合の仮設費の負担
• 工期を延長する場合の手続き

契約書で確認してください。

最後の項目は、後から取り返せません。 報告の際に写真を求めることを、契約の段階で決めておいてください。

※ 本記事は一般的な整理です。実際の扱いは契約内容と管理規約によって変わります。