支払条件と出来高払い

金額が決まっても、いつ払うのかが決まっていなければ、資金の準備ができません。

そして管理組合の場合、支払いは組合の会計から行われます。 総会で決議した予算の範囲内で執行する必要があります。

理事は、組合の資金を預かって支払う立場です。

支払いの型

大規模修繕では、3番目が使われることが多くあります。

工期が長く、金額も大きいためです。施工会社の側にも、材料費や人件費の支出が先に発生します。

出来高払いで確認すること

「出来高」とは、その時点までに完了した工事の割合です。

問題は、それを誰がどう確認するかです。

2番目が最も重要です。

設計監理方式であれば、監理者が確認します。 責任施工方式では、確認する第三者がいません。

この場合、管理組合として何をもって承認するのかを、契約で決めておいてください。

前払いのリスク

着工前に大きな金額を支払うことには、リスクがあります。

• 工事が完了しない可能性
• 施工会社に問題が生じる可能性
• 支払った分に見合う工事が行われていない可能性

着手金そのものは、不自然な要求ではありません。 製品の発注や材料の手配に、実際に費用が発生するためです。

確認すること

• 総額に対する割合が妥当か
• 何に充当されるものか
• 工事が中止になった場合の扱い
• 保全の措置があるか

4番目を確認してください。 前払金について、保証の仕組みが用意されている場合があります。制度の有無と適用の可否を、施工会社に確認してください。

そして、着工前に総額の全部を求められた場合は、慎重になってください。 通常の形ではありません。

最終の支払いは、完了確認の後

この順序を守ってください。

1. 工事の完了2. 完了検査・引渡しの確認3. 手直しがあれば、その完了4. 請求5. 支払い

支払いを済ませた後だと、手直しへの対応が遅くなることがあります。

ただし、軽微な手直しを理由に支払い全体を止めるのは、適切ではありません。 範囲と期限を合意したうえで支払うという形が現実的です。

総会の決議との整合

管理組合に特有の論点です。

支払いは、総会で決議した予算の範囲内で行われる必要があります。

• 決議した金額と、契約の金額が一致しているか
• 支払いの時期が、会計年度をまたぐか
• 追加が発生した場合、予算の範囲内か
• 予備費を含めて決議しているか

2番目に注意してください。 工期が年度をまたぐ場合、予算の計上と執行の処理が必要になります。会計の担当者と、あらかじめ確認してください。

3番目については、追加の承認の範囲を総会で決めておくのが実務的です。 「一定の範囲内で理事会に一任する」という形です。

資金の準備

支払いの時期に、資金が用意できているかを確認してください。

• 積立金の残高が、その時点でいくらか
• 定期預金などで運用している場合、解約の手続きに要する時間
• 借入をする場合、実行の時期
• 一時金を徴収する場合、その回収の時期

2番目が見落とされます。 すぐに引き出せない形で保有していると、支払いの時期に間に合いません。

4番目も同様です。 一時金の徴収には、通知から入金までの期間が要ります。滞納が生じる可能性も考慮してください。

記録を残す

• 支払いの時期と金額
• その根拠（出来高の確認、請求書）
• 承認した者と、その日付

組合の会計として、監査の対象になります。 そして、総会で報告する必要があります。

支払いの記録は、工事の記録の一部です。 次回の長期修繕計画を作るときの、実績の資料にもなります。

※ 本記事は一般的な整理です。支払条件は契約内容によって変わります。会計の処理については、管理会社または専門家にご確認ください。