入札・プロポーザルの進め方

複数社から見積を取った。ここから、どう決めるか。

「一番安いところ」で決めるなら、手続きは簡単です。 しかし、それだけで選ぶと、後から問題が出ることがあります。

選び方には、いくつかの型があります。 そして、どの型で選ぶかを、依頼する前に決めておく必要があります。

2つの型

入札が成立するのは、条件が完全に揃っている場合だけです。

設計図書があり、数量も仕様も指定されている。その状態であれば、残る違いは価格だけになります。

設計監理方式では、この形が取りやすくなります。

条件が揃っていない状態で「一番安いところ」を選ぶと、範囲の狭い見積を選ぶことになります。

プロポーザルという考え方

価格以外も評価する方法です。

評価の観点

重要なのは、この観点を先に決めておくことです。

見積が出てきてから基準を作ると、「特定の会社に有利な基準を後から作った」と見られます。

依頼する前に決め、各社にも伝えてください。

参加してもらう会社を、どう集めるか

選定の母数が、結果を左右します。

• 管理会社からの紹介
• 設計コンサルタントからの紹介
• 組合が独自に探す
• 仲介する窓口を使う
• 公募する

1つの経路だけに依存すると、実質的に選択肢が絞られます。

経路を分けておくと、比較の意味が出ます。

そして、参加を依頼するときに、次を伝えてください。

• 何社に依頼しているか
• 選定の基準
• 提出の期限と様式
• 決定の時期

「何社と競合しているか」を伝えることには、意味があります。 各社が真剣に検討する材料になります。

評価の手続き

手続きを、記録に残る形で行ってください。

1. 評価の基準と、配点を決める（依頼の前に）2. 各社の提案と見積を、同じ様式で整理する3. 委員会または理事会で、評価する4. 評価の結果を、記録する5. 選定の理由を、文書にまとめる

1番目を先に決めることが、透明性の基本です。

そして、複数人で評価してください。 一人の判断では、後から「特定の人が決めた」と言われます。

評価表を作ると、議論が整理されます。 観点ごとに各社を並べ、差がどこにあるかを可視化する。

開札・開示のしかた

入札の場合、開札の場をどう設けるかを決めてください。

• 委員会の場で、複数人の立会いのもとで開封する
• 結果を記録する
• 各社に結果を通知する

この手続きが、後の説明を可能にします。

プロポーザルの場合も、同様です。 提出された内容を、いつ、誰が、どう評価したかを記録してください。

不調になった場合

予定していた金額を、全社が大きく超えることがあります。

このとき、次の選択肢があります。

• 工事の範囲を見直し、再度依頼する
• 資金の調達方法を変更する
• 時期を延期する
• 参加する会社を増やして、再度実施する

「一番安いところと交渉する」という方法もありますが、慎重に扱ってください。

条件を変えて交渉すると、他社との公平性が問題になります。 そして、削られた部分が何かを確認する必要があります。

範囲を見直して全社に再依頼するほうが、手続きとしては明確です。

辞退への対応

依頼した会社が、参加を辞退することがあります。

• 日程が合わない
• 規模や内容が、自社に合わない
• 条件が厳しい

理由を聞いておいてください。 条件に無理がある場合、それ自体が検討の材料になります。

参加が1社だけになった場合、比較になりません。 その状態で決めるのか、参加者を増やして再実施するのかを判断してください。

総会での説明に、そのまま使える

この手続きを踏んでおけば、総会の資料が揃います。

• 何社に依頼したか
• 選定の基準は何か
• 各社の評価はどうだったか
• なぜその会社を選んだか

理事が最終的に問われるのは、この4点です。

※ 本記事は一般的な整理です。適切な手続きは組合の規模と実情によって変わります。