次回の修繕に向けて、何を残しておくか

工事が終わり、足場が外れ、総会で報告した。理事としての役目は、ほぼ終わりです。

残っている作業が、ひとつあります。

記録を整理して、残すことです。

これは、今回のためではありません。 10年以上先の、次の理事のための作業です。

なぜ、これが必要なのか

次回の検討を始める理事は、次の質問から入ります。

• 前回はいつ、何をしたのか
• いくらかかったのか
• どんな劣化があったのか
• 何を使ったのか
• どこに問題があったのか

記録がなければ、どれも答えられません。

そして、すべてをゼロから調べ直すことになります。 診断も、比較も、判断も、前回の蓄積なしに行うことになります。

多くの管理組合が、この状態にあります。 「前回の資料が見つからない」というのは、珍しいことではありません。

残すもの

5番目と6番目が、次回に最も効きます。

前回どこをどう補修したかが分かれば、今回の劣化の進行が判断できます。 そして、実際にかかった金額は、次の長期修繕計画の根拠になります。

8番目も残してください。 どんな苦情が出て、どう対応したか。次回の準備がまったく変わります。

保管の方法を決める

最も多い失敗は、散逸です。

• 理事長の自宅に置かれ、交代のたびに移動する
• 複数の場所に分かれている
• 電子データの保存先が分からなくなる
• 引き継ぎのときに、一部だけが渡される

対策

1. 保管場所を一箇所に決める（管理室、または管理会社）2. 一覧を作る（何がどこにあるか）3. 電子化できるものは、電子化する4. 保存先を、複数用意する5. 引き継ぎ書に、保管場所を明記する

2番目が実務的です。 「大規模修繕（実施年）一式」という箱を作り、中身の一覧を表紙に貼る。 それだけで、次の理事が探せます。

3番目も検討してください。 紙は劣化し、場所を取ります。電子化しておくと、引き継ぎも共有も楽になります。

ただし、原本の扱いについては管理規約や実務の運用によります。 確認してください。

長期修繕計画に反映する

工事が終わったら、計画を更新してください。

• 実施した内容と、その時期
• 実際にかかった金額
• 計画との差と、その理由
• 次回の想定時期

3番目が重要です。 計画上の金額と実績が違った場合、その差は次回の計画にも影響します。

そして、次回以降の想定も見直してください。 回を重ねるごとに、周期は短くなり、設備の更新が加わります。

この見直しを行わないと、次の理事がまた古い計画を見ることになります。

積立金の水準も、確認する

工事の後は、残高が大きく減っています。

• 現在の残高
• 次回までの積立の見込み
• 次回の想定費用
• 不足が生じるか

不足が見込まれるなら、この時点で共有してください。

工事の直後が、最も説明しやすい時期です。 何にいくらかかったかを、住民が実感しています。

「次回に向けて、月々の積立を見直す必要があります」という説明が、最も通りやすいタイミングです。

総会で報告する

工事の完了を、総会で報告してください。

• 実施した内容
• 実際の費用と、予算との差
• 追加が発生した場合、その内容と理由
• 出た問題と、その対応
• 保証の内容と期間
• 次回に向けた課題

2番目と3番目を、明確に報告してください。 予算との差は、必ず確認されます。

6番目を入れることに、意味があります。 「今回はここが課題だった」と残しておけば、次の検討の出発点になります。

次の理事へ

引き継ぎ書に、次を書いてください。

• 工事が完了した時期と、内容
• 記録の保管場所
• 保証の期間と、点検の予定
• 長期修繕計画を、次にいつ見直すか
• 積立金について、検討が必要なこと

3番目と4番目には、期限があります。 引き継がれないと、保証を使わないまま期間が過ぎ、計画の見直しも行われません。

記録は、判断を守るためのもの

このメディアの記事で、繰り返し書いてきたことがあります。

理事が最終的に問われるのは、「なぜこうなったのか」です。

金額の妥当性でも、工事の出来でもなく、判断の過程を説明できるかどうかです。

記録は、そのための道具です。

そして、その記録は次の理事も守ります。 前回の判断の根拠が残っていれば、今回の判断も、その延長として説明できます。

理事は交代します。 しかし、建物と管理組合は続きます。

今回の記録を残すことは、その連続性を保つ作業です。

※ 本記事は一般的な整理です。保管の方法は管理規約と実情によって変わります。